Eu folosesc culori în listele mele de lucruri de făcut. Pentru că îmi plac, dar mai ales pentru că mă ajută să văd dintr-o privire prioritățile și categoriile. Acum, poate nu e pentru toată lumea. De exemplu, eu folosesc culori pastel pentru că nuanțele de iluminare/accentuare text obișnuite mi se par prea puternice.
Indiferent dacă preferi culori, rating de importanță sau urgență (de exemplu de la 1 la 5), simboluri sau emoji (🔴🟡🟢), etichete text (must / should / nice to have), litere (A, B, C), sau împărțirea pe urgent și important, recomandarea mea este să folosești un sistem care te ajută să prioritizezi și să lucrezi relativ la termenul limită. De ce? Pentru că ajută la limitarea procrastinării, la identificarea sarcinilor urgente dintr-o privire și la o mai bună organizare a timpului.
Las aici mai jos propriul meu sistem, care include 2 markeri: gradul de prioritate și statusul. Le folosesc în paralel cu notarea termenelor limită. Iar pentru termenele limită folosesc o formulă pentru spreadsheets (merge și în Google Suite, și în MS Office) care schimbă culoarea celulei în funcție de apropierea de deadline.
Formatare condiționată pe termen limită
Ideea e simplă: tu scrii doar datele în coloane, iar rândul se colorează singur după cât de aproape e termenul. Cele patru formule de mai jos nu se scriu în foaie. Fiecare devine o regulă separată în panoul de formatare condiționată. Presupun că termenul limită e în coloana E și statusul în coloana F. Dacă la tine sunt alte coloane, schimbi doar literele E și F, restul rămâne la fel.
Formulele, în ordine de la cea mai urgentă la cea mai relaxată:
Roșu închis, termen depășit:
=AND($E2<>"", $F2<>"Rezolvat", $E2<TODAY())
Roșu, o zi până la termen:
=AND($E2<>"", $F2<>"Rezolvat", $E2-TODAY()<=1)
Portocaliu, o săptămână:
=AND($E2<>"", $F2<>"Rezolvat", $E2-TODAY()<=7)
Galben, două săptămâni:
=AND($E2<>"", $F2<>"Rezolvat", $E2-TODAY()<=14)
În Google Sheets
Pas 1. Selectează zona pe care vrei să se aplice, de exemplu A2:Z1000. Începe de la rândul 2, ca să lași antetul în pace.
Pas 2. Din meniul de sus alege Format, apoi Formatare condiționată. Se deschide un panou în dreapta.
Pas 3. La “Formatează celulele dacă” alege din listă “Formulă personalizată este”.
Pas 4. Lipește prima formulă, cea de roșu închis. Sub ea, la stilul de formatare, alege culoarea de umplere. Apasă Terminat.
Pas 5. Apasă “Adaugă altă regulă” și repetă pentru fiecare formulă, cu culoarea ei. Le adaugi în ordinea de mai sus, cu roșu închis prima. În Google Sheets prima regulă adevărată câștigă, așa că ordinea le rezolvă singură.
În Excel
Pas 1. Selectează aceeași zonă, A2:Z1000, tot de la rândul 2.
Pas 2. Din tab-ul Home apasă Conditional Formatting, apoi New Rule.
Pas 3. Alege “Use a formula to determine which cells to format”.
Pas 4. Lipește prima formulă, apasă butonul Format, alege culoarea de umplere la fila Fill, dă OK.
Pas 5. Repetă de patru ori, câte o regulă nouă pentru fiecare formulă și culoare.
Pas 6. Intră din nou la Conditional Formatting, apoi Manage Rules. Aranjează regulile cu roșu închis sus și galben jos, folosind săgețile. Bifează “Stop If True” la fiecare, ca regula de sus să aibă întâietate și rândul depășit să nu se coloreze și galben, și roșu în același timp.
Două lucruri de reținut. Semnul dolar se pune doar la literă, $E2 și $F2, nu $E$2, altfel formula citește mereu aceeași celulă în loc de rândul curent. Și dacă nu vrei ca sarcinile rezolvate să rămână roșii după termen, condiția $F2<>”Rezolvat” e deja în formule, doar asigură-te că scrii statusul exact cum l-ai definit în legendă.
