Era vorba aceea că degeaba îți faci planuri, că viața are alte idei. Știm cu toții că lucrurile se pot schimba de la o oră la alta și, de multe ori, ideea unei zile sau a unei săptămâni organizate exact așa cum ne-am dori rămâne un vis. Și totuși, chiar dacă nu putem controla tot, putem face câte ceva ca să ne protejăm timpul de care avem nevoie pentru sarcinile importante și ca să reducem distragerile care vin din emailuri și notificări neîncetate.
Câteva sfaturi din experiența mea:
Închide notificările de email. Deschide-l cu intenție, de trei ori pe zi (dimineața, după prânz și înainte să închei ziua de lucru) dacă ești un om foarte ocupat, sau o singură dată, dimineața, în rest. Sortează mesajele: cele urgente, la care răspunzi pe loc; cele care mai pot aștepta, la care trimiți un mesaj scurt, „am primit, mă ocup, revin până la data de..."; și cele care pot sta un pic, la care, dacă ai timp, răspunzi cu un „îți răspund până la...", iar dacă nu, îți planifici o zi de „strâns urma" în care le rezolvi. De regulă, nu lăsa nimic în inbox mai mult de 48 de ore.
Rezervă-ți în calendar blocuri de timp pentru sarcini, dar nu foarte specifice. Nu „îi răspund doamnei Popescu la ora 15.15", ci „contactat furnizori" sau „pregătit postările pe social media pentru săptămâna curentă". Ai șanse mult mai mari să te ții de o planificare așa decât dacă îți treci fiecare sarcină cu oră fixă. A doua variantă e mult mai puțin rezistentă la schimbările de peste zi.
Pune deoparte un bloc de „strâns urma", zilnic și săptămânal. Un fel de plasă de siguranță, timp rezervat special ca să te ocupi de ce a răsărit între timp.
Folosește culori. Experimentează până găsești ce merge pentru tine. Ideal ar fi să știi și în ce parte a zilei ești mai productiv/ă, dar despre asta, cu altă ocazie.
Uite aici un exemplu de zi construită din astfel de blocuri.
